SCOUT - Сервисный Центр

Система управления центрами сервисного обслуживания

Система «SCOUT – Сервисный Центр» предназначена для автоматизации бизнес-процессов выполнения гарантийных и платных ремонтов по заказам физических и юридических лиц.

«SCOUT – Сервисный Центр» поддерживает полный цикл работы с заявками на ремонты:

Прием заявки от клиента, заказ необходимых запчастей со склада, проведение работ по ремонту, проверка устройства и выдача готового заказа Клиенту, формирование отчетов по гарантийным ремонтам для компаний-Производителей и многое другое. При этом каждый Клиент-заказчик имеет возможность удаленно отслеживать этапы прохождения своего ремонта через Web-interface.

Система объединяет территориально распределенные точки сервисного обслуживания в единую информационную среду, в которой легко и просто осуществляются:

• обмен информацией о наличии требуемых запчастей на точке;
• передача «сложных» ремонтов в другие подразделения;
• обмен номенклатурной и справочной информацией между Подразделениями;
• формирование консолидированных аналитических отчетов для менеджеров компании.

Базовые функциональные возможности системы

Решение бизнес-задач Учета обычных и гарантийных ремонтов в «SCOUT – Сервисный Центр» обеспечивается посредством:

• ввода и отслеживание состояния Карты Ремонта;
• ведения Журнала Ремонтов;
• системы оповещения сотрудников о поступлении на них «работ» по ремонту;
• формирование заявок на запчасти и выдача запчастей с отражением в складском учете;
• специальных операций по завершении ремонта;
• формирования гарантийных отчетов для Компаний-Производителей;
• обработка информации, поступившей от Производителей.

Журнал ремонтов

Журнал ремонтов позволяет формировать и отслеживать заказы на Ремонты, их текущее состояние в Системе. Для удобства работы пользователя используются встроенные и индивидуально настраиваемые фильтры.

Система оповещений

Автоматическое извещение пользователей системы о поступлении к ним в работу новых ремонтов обеспечивает отсутствие задержек в обслуживании. Дополнительный сервис в виде ручной рассылки Извещений пользователям и/или группе пользователей обеспечивает удобные коммуникации между территориально распределенными подразделениями.

Складской учет

В рамках подсистемы Складского учета решаются задачи управления размещением и хранением товарно-материальных ценностей и полностью поддерживаются процессы:

• приемки товаров по накладным, распределении по складам, формировании первичных складских документов;
• межскладских перемещений, в том числе и перемещений между складами территориально удаленных Сервисных центров;
• формирования расходных складских документов при отпуске товара;
• проведения инвентаризации и учета выявленных недостач, излишков с формированием актов;
• динамического пересчета складских остатков, с формированием акта переоценки остатков.

Управление складскими запасами

Подсистема Заказа Запасных частей (ЗЧ) позволяет оперативно управлять наличием всех необходимых для текущих ремонтов ЗЧ на складах сервисных центров.

Поддерживаются режимы автоматического и ручного формирования заказов на получение ЗЧ от Производителя. При формировании заказа учитываются текущие расходы Сервисного Центра по каждой позиции номенклатуры справочника Запчастей.

Аналитическая подсистема

Подсистема предназначена для сбора, обработки и консолидации отчетности с целью анализа деятельности конкретного подразделения и Компании в целом по различным показателям.

Связь с внешними системами

Встроенная в платформу «SCOUT-V4» мощная подсистема экспорта/импорта данных позволяет легко обеспечивать различные потоки информационного обмена между подразделениями Компании, Региональными представителями и партнерами, с Производителями техники (Поставщиками запчастей), а так же с любыми информационными системами, в том числе сторонних разработчиков, например 1С.

В процессе информационного обмена обеспечивается

• обмен данными между Подразделениями Компании;
• получение от Производителя и загрузка номенклатурно-справочной информации;
• загрузка из внешней системы бух. учета приходных и расходных складских операций;
• выгрузка во внешнюю систему бух. учета информации о расходовании запчастей по складам на выполненные ремонты;
• загрузка ответов по Гарантийным ответам от Производителей.

Отчеты Производителю

Схема коммуникации Сервисного предприятия и Производителей техники, гарантийный и послегарантийный ремонт которой производит предприятие, обеспечивает:

• Накапливание информации о гарантийных ремонтах по всем Производителям в едином информационном хранилище.
• Выгрузку Гарантийных отчетов по выполненным ремонтам для Производителей в их индивидуальных форматах;
• Получение и обработку подтверждений и отклонений по Гарантийным отчетам от Производителей.

Администрирование

Доступ к информации по разным проектным направлениям и все действия в Системе «SCOUT - Сервисный Центр» выполняются с проверкой полномочий пользователя.

Система Безопасности «SCOUT - Сервисный Центр» обеспечивает:

• регистрацию и аутентификацию пользователя,
• настройку прав пользователей на работу с основными объектами: Заявками на ремонт, Подразделениями компании, Типами цен, Отчетами и т.д.
• настройку прав пользователей на выполнение отдельных функций, печать отчетных форм и т.п.
• все действия пользователей протоколируются, при необходимости возможен просмотр и печать журналов аудита.

В рамках специального модуля Администратор выполняются функции:

• Управление доступом;
• Управление паролями;
• Регистрация и учет доступа к ресурсам Системы;
• Поддержка работоспособности Системы.

Техническая реализация и Требования к Техническим средствам

Система «SCOUT – Сервисный Центр» является современным Клиент-Серверным приложением, клиентская часть которого реализована на Delphi. Рабочие места функционируют под различными версиями операционных систем Microsoft Windows: 98/NT/2000/XP/2003.

В качестве сервера БД могут использоваться промышленные СУБД MS SQL Server 2000 и Server 2005, функционирующие на платформе Microsoft Windows NT/2000/2003.

Взаимодействие между территориально распределенными точками происходит в ON-Line режиме через центральную Базу Данных. При отсутствии на удаленных точках постоянных каналов связи достаточной пропускной способности, организуется OFF-Line обмен посредством пакетной передачи измененных данных между Головным офисом Компании и удаленным офисом.

Преимущества системы «SCOUT – Сервисный Центр»

Автоматизация сервисного центра с помощью Системы «SCOUT – Сервисный Центр» обеспечивает:

• централизованное ведение базы Договоров сервисного обслуживания и учет ремонтов всей сервисной сети Компании;
• возможность отслеживания из Центрального офиса текущего состояния Заказов, исполняемых в различных Сервисных точках ;
• сокращение времени приема и выдачи Заказов за счет интеллектуальной обработки вводимых данных с подстановкой справочной информации;
• удобство работы с большими объемами информации, обеспечиваемые функциями быстрого поиска, а также возможностью индивидуальной настройки различных фильтров;
• предоставление своевременной и полной информации клиенту о текущем состоянии Заказа через интернет-ресурсы;
• минимизация ошибок при обмене информацией с Компаниями-Производителями за счет автоматизации приема/передачи данных в формате, рекомендованном производителем, с контролем логической целостности и корректности данных и полной квитовкой.

В настроящее время в Системе реализована автоматизация гарантийного обслуживания оборудования следующих производителей: Nokia, Samsung, Canon, SonyEricsson, Motorola, BenQ, Siemens, Alcatel, Panasonic, NEXX, Premier и других.