Система организации бизнес процессов торговли электронными компонентами «СКАУТ - Спецпоставка»

Система СКАУТ–Спецпоставка обеспечивает работу по сбору, вводу, обработке информации о закупках и продажах электронных компонентов с целью учета и получения итоговых финансовых и производственных данных из единой автоматизированной системы.

Система СКАУТ–Спецпоставка охватывает весь спектр бизнес-процессов в компании, занимающейся поставкой комплектующих изделий для производственных предприятий:

• Позволяет успешно автоматизировать работу всей организации, объединив под собой все виды деятельности всех сотрудников компании:
  • Менеджеры по продажам,
  • Инженеры по применению,
  • Менеджеры по закупкам,
  • Логисты,
  • Кладовщики,
  • Финансовый отдел,
  • Руководители.

• Усовершенствует работу каждого сотрудника, позволяя держать всю справочную информацию о клиентах и договорах, каталогах товаров, текущих и архивных документах в одном месте, пополнение и актуализация которых происходит централизовано;
• Удобно отслеживать события в системе путем автоматического оповещения сотрудников, что улучшает взаимодействие между разными ролевыми группами пользователей;
• Благодаря централизованному ведению информации обо всех сделках, у руководства компании имеется целостная картина, по которой можно отслеживать прибыльность сделок, эффективность работы с контрагентами, деятельность каждого менеджера по продажам;
• Разграничивает работу по правам доступа к объектам и функционалу системы;
• Ведется постоянный аудит и протоколирование действий пользователей.

Рис.1. Схема взаимодействия.

Система СКАУТ–Спецпоставка обеспечивает полный цикл прохождения сделки:

• Создание заявки от клиента и добавление позиций товара (Менеджер по продажам);

• Создание запроса на квоту поставщикам и получение ответов-квот от поставщиков (Менеджер по закупкам);
• Поиск электронных компонентов и подбор предложений от поставщиков (Инженер по применению)

• Формирование коммерческого предложения и выставление счета клиенту (Менеджер по продажам);
• Формирование заказа поставщику (Менеджер по закупкам);

• Создание инвойса от зарубежного поставщика или счета от российского поставщика (Менеджер по закупкам);
• Ввод оплат от клиентов по счету, поставщикам по инвойсам и других операций (Бухгалтер);
• Ведение треков (посылок) от зарубежных поставщиков (Логист);

• Автоматическое и ручное создание приходных и расходных накладных, счетов-фактур (Кладовщик).

Справочная информация

В системе ведется полный набор актуальной основной и вспомогательной справочной информации: это справочники номенклатуры (электронных компонентов), производителей, контрагентов (клиентов, поставщиков, перевозчиков и договоров с ними), подразделений компании, должностей сотрудников, курсов валют, складов, а также служебные и финансовые справочники.

Номенклатура

Для удобства подбора комплектующих изделий (товаров) при заведении заявок от клиентов, в системе ведется справочник Номенклатуры товаров. Данный справочник постоянно актуализируется – автоматически пополняется при загрузке каталогов поставщиков с возможностью изменения импортированных записей пользователями и ввода новых/коррекции/удаления записей вручную.

Помимо ведения основной информации о товаре, имеется возможность подобрать Замены (товары с аналогичными характеристиками) и пополнить перечень производителей.

Каталоги поставщиков

Каталоги поставщиков загружаются в данный справочник из файлов, которые пользователи скачивают с интернет-сайтов поставщиков. Использование информации из каталогов облегчают ввод заявок, так как содержат актуальную цену товара, сроки производства, возможное количество к заказу и текущее количество товара на складе у поставщика. Одновременно при загрузке каталогов происходит обновление справочников Номенклатуры и Производителей.

Контрагенты

Все сведения о партнерах компании хранятся в справочнике Контрагентов, включая данные:

• о контактных лицах,
• договорах и условий сделок,
• действующих интернет магазинах (для поставщиков),
• заметках – здесь инженер или менеджер по потенциальным клиентам заносят информацию по сделкам, которые возможно будут осуществлены в ближайшее время,
• планах на год – что позволяет руководству формировать отчетность по итоговым фактическим и плановым финансовым показателям в разрезе контрагентов за год.

Каждая запись классифицируется по принадлежности к какой либо группе – клиенты, поставщики, субагенты, перевозчики, курьеры и т.д. Один контрагент может относиться сразу к нескольким группам.

К каждому контрагенту может быть привязан один или несколько договоров. В работе участвуют только те договоры, которые действуют на текущую дату.

Условия договора переносятся по умолчанию в новую заявку от клиента. В условиях договора можно настраивать сроки и проценты предоплаты, по которым автоматически будут продвигаться в заказ оплаченные клиентом заявки.

Работа в системе

Заведение заявок от клиентов

Работа по заведению заявок от клиентов в Систему СКАУТ–Спецпоставка сопровождается целым набором дополнительных функциональных возможностей:

1. Удобный ввод позиций товара с помощью маски ввода (поиск по части названия товара);
2. Просмотр истории предложений по всем товарам, удовлетворяющим указанной маске ввода. В информационный блок по истории предложений попадают записи:
   • из каталогов поставщиков,
   • о последних проведенных сделках по товару,
   • о наличии данного товара на свободном складе,
   • вся аналогичная информация по возможным заменам данного товара.

Запись из блока истории предложений может быть выбрана двойным кликом, что приводит к автоматическому заполнению в позиции товара всех исходных данных об источнике поставки, поставщике, валюте, цене и т.д.

3. Использование базовых формул формирования наценки, зависящих как от условий работы с покупателем, так и от заключенных договоров с поставщиками (условия договора автоматически попадают в заявку и могут быть откорректированы на усмотрение менеджера), обеспечивает быстрое и точное формирование цены продажи компонента.
4. Справочник Номенклатуры пополняется непосредственно при заведении нового, ранее не использовавшегося в сделках товара.
5. При получении от клиента списка закупаемых компонентов, имеется возможность автоматизированного ввода этого списка в Систему, с автоматическим формированием цен поставки.

Запрос на квоту поставщикам

В системе предусмотрено два вида взаимодействия с контрагентами-поставщиками при выставлении запросов на квотирование – в режиме стандартной пересылки печатных форм (запрос-ответ) и через WEB-интерфейс.

Работа через WEB-интерфейс существенно облегчает задачу менеджеру по закупкам по отслеживанию запросов квот. Все делается с непосредственным участием и контролем сотрудников компании контрагента-поставщика. Вся информация автоматически попадает в основную базу, что заметно ускоряет процесс получения и ввода ответов по запросам.

Оповещение сотрудников

Благодаря внутренней подсистеме сообщений, менеджеру по закупкам не надо заботиться о специальном уведомлении менеджеров по продажам о получении квот и подтверждении заказа поставщиком. Уведомления формируются автоматически при вводе ответов на квоту, получении инвойса от поставщика и других событиях.

Заказ товара у поставщиков

Гибкая настройка условий договора с покупателем позволяет автоматизировать продвижение товара в заказ при получении от клиента частичной оплаты по счету, т.о. менеджеру не нужно отслеживать состояния оплат и продвигать товары дальше в работу. При этом сохраняется возможность ручного продвижения в заказ неоплаченного или частично оплаченного товара, с санкции руководства компании.

Благодаря ведению в системе маршрутных листов треков, сопровождающих перемещение товара по терминалам, менеджер по продажам может в любой момент, по запросу покупателя, доложить состояние исполнения заказа, местонахождение закупленного товара, а также плановые сроки доставки.

Складской учет

Подсистема складского учета включает в себя ряд журналов учета - приходов товаров, отгрузок, списаний, межскладских перебросок, что позволяет иметь актуальную информацию о текущих остатках на складах, формировать отчет о движении товаров за период.

Работа кладовщика максимально упрощена благодаря автоматическому формированию приходных и расходных накладных с фактическими ценами продажи клиенту или закупки у поставщика. Кладовщику остается только проверить фактическое наличие товара при приеме на склад или отгрузке товара клиенту.

При нарушении количества товара в приходной накладной (или зафиксирован брак), обеспечивается автоматическое формирование товарных позиций для межскладских или возвратных накладных, а также используется технология разделения товарной позиции на части с дальнейшим самостоятельным жизненным циклом разделенных частей.

Делается автоматический расчет валютных и рублевых сумм приходных и расходных накладных, с использованием баланса предоплат счетов и инвойсов.

Бухгалтерия

Финансовый блок позволяет вести и учитывать в системе:

• Ввод первичной отчетности (приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры),
• Авансовые отчеты,
• Акты взаимозачета,
• Расчет курсовой разницы,
• Ведение балансового учета по контрагентам – клиентам и поставщикам,
• Ведение балансового учета по подотчетным лицам.

При необходимости обеспечивается интеграция с бухгалтерскими системами (в частности, 1С:Бухгалтерия), для ведения бухгалтерского и налогового учета, что позволяет полностью автоматизировать прохождение информации о каждой сделке от ее возникновения до бухгалтерского и налогового учета.

Подсистема формирования отчетности

Все этапы прохождения сделки сопровождаются в системе печатью сопутствующих печатных форм и отчетности: запрос квоты, счет, заказы, накладная на реализацию, выписка расчетного счета, ведомость по взаиморасчетам с контрагентами и т.д.

Помимо основных печатных форм реализован блок финансовой отчетности для бухгалтерии и руководства:

• планирование и учет сделок,
• сопоставление плановых и фактических показателей,

все это позволяет не только минимизировать затраты на формирование обязательной отчетности (расчет зарплаты менеджерам по продажам, расчет прибыльности контрагентов и т.д.), но и дать возможность оперативного внесения управляющего воздействия в виде измененных коэффициентов при расчете цен покупателю, при планировании работы отдела продаж и т.д.

Администрирование, разграничение прав доступа

Все действия в системе СКАУТ–Спецпоставка выполняются с проверкой полномочий пользователя на выполнение того или иного действия.

Система Безопасности обеспечивает:

• Регистрацию и аутентификацию пользователя,
• Настройку прав пользователей на работу с основными объектами Заявками, Счетами, Заказами и т.д.
• Настройку прав пользователей на выполнение отдельных функций, печать отчетных форм и т.п.
• Все действия пользователей протоколируются, при необходимости возможен просмотр и печать журналов аудита.

В состав функций модуля Администратор входят:

• Управление доступом;
• Управление паролями;
• Регистрация и учет доступа к ресурсам Системы;
• Поддержка работоспособности Системы.

Веб-интерфейс – удаленная работа с поставщиками

Поставщики и партнеры компании, могут быть зарегистрированы в SCOUT-Спецпоставка как WEB-пользователи. В этом случае вся работа WEB-пользователя с Позициями Товара (ПТ) организуется посредством удаленного Web-интерфейса, в котором предоставляются возможности:

• просмотра и ввода новых Запросов квот дополнительным стокам,
• добавления ответов на запросы квот,
• коррекции, копирования и движения ПТ по определенным переходам,
• просмотра журнала Позиций товара, ограниченных заказами данного поставщика,
• добавление Инвойсов,
• печати некоторых отчетов.

Результат внедрения Системы

Положительный эффект от внедрения Системы SCOUT-Спецпоставка может быть оценен всеми участниками процесса закупки и продажи электронных компонентов практически сразу после установки:

• Увеличивает производительность труда менеджеров по продажам , что обеспечивает возможность оптимизации их количества.
• Увеличивает производительность труда менеджеров по закупкам , что обеспечивает возможность дальнейшего наращивания количества поставщиков без необходимости увеличения штата менеджеров.
• Руководство компании получает целостную картину, по которой можно отслеживать информацию о прибыльности сделок, отчеты об отдельных контрагентах, деятельности каждого менеджера.
• Система SCOUT -Спецпоставка обеспечивает возможность стабильного и планомерного развития бизнеса при минимизации издержек как на ведение и обработку оперативной информации, так и на информационно-аналитическую поддержку принятия решений.